Порядок согласования и передачи Заказчику отчетной документации
1. Подготовка и согласование разработанной отчетной документации осуществляются в соответствии с требованиями государственного контракта и нормативной документации Заказчика.Предварительное согласование и экспертиза отчетной документации осуществляются в Системе экспертиз. Для успешного выполнения этого этапа в Системе экспертиз должен быть размещен полный комплект файлов отчетной документации, а также заполнены электронные формы отдельных документов, если это предусмотрено конфигурацией системы представления отчетной документации в рамках конкретной Программы.
Исполнитель должен самостоятельно планировать сроки размещения электронной версии отчетной документации в Системе экспертиз и исправления полученных замечаний с учетом указанного в государственном контракте срока предоставления отчетной документации Заказчику.
Отчет о достижении значений индикаторов и показателей формируется в Системе экспертиз путем заполнения специальной электронной формы с учетом имеющихся в указанной форме комментариев и подсказок. Документация, подтверждающая достигнутые значения индикаторов, размещается на вкладке «Файлы» вместе с отчетом о выполненных работах.
Ознакомиться с деталями работы в Системе экспертиз можно, воспользовавшись кнопкой «справка», расположенной в верхней правой части любого окна системы.
2. Передача Заказчику бумажного экземпляра отчетной документации и прилагаемых электронных носителей осуществляется путем доставки отчетной документации в секретариат Дирекции до окончания соответствующего срока, указанного в государственном контракте. Электронные файлы, соответствующие этому экземпляру, должны быть размещены в Системе экспертиз.
В зависимости от хода процесса согласования бумажный экземпляр может быть передан в Дирекцию в указанных ниже составах:
- отчетная документация, копия заключения организации-монитора без замечаний;
- отчетная документация, копия заключения организации-монитора с замечаниями на предыдущую версию, справка об устранении замечаний.
Если позволяет время, то необходимо дождаться появления заключения организации-монитора на 2-ю версию отчетной документации, так как наличие такого заключения является обязательным условием для приемки выполненных работ. Поскольку заключение организации-монитора может быть дано либо на 1-ю версию без замечаний, либо на 2-ю с замечаниями/без замечаний, то под предыдущей версией отчетной документации следует понимать 2-ю версию, на которую дано заключение с замечаниями. Справка об устранении замечаний должна содержать либо факт согласия с замечанием и описание способа его устранения, либо факт несогласия с замечанием и аргументированное обоснование этого несогласия.
3. Состав отчетной документации
В общем виде состав отчетной документации включает следующие документы:
- отчет о выполненных работах – оформляется в соответствии с требованиями государственного контракта, либо за основу структуры может быть взят ГОСТ 7.32-2001; отчет должен быть сброшюрован способом, соответствующим его объему; рекомендуемый объем каждого тома – не более 400 страниц;
- письмо-представление отчетной документации – адресуется руководителю департамента-заказчика Минобрнауки России;
- аннотация/резюме проекта (резюме проекта формируется в Системе экспертиз путем заполнения специальной электронной формы с учетом имеющихся в указанной форме комментариев и подсказок);
- отчет о достижении заданных значений индикаторов и показателей проекта;
- презентация результатов выполнения работ в редакторе Microsoft PowerPoint (или аналогичном) и на бумажном носителе;
- акт приемки исполненных обязательств (акт комиссии);
- акт сдачи-приемки исполненных обязательств (финансовый акт);
- прочие материалы – копии документов, подтверждающих достигнутые значения индикаторов и показателей, копия доверенности (заверенная организацией-исполнителем), образцы продукции, медиаматериалы и т.д.
ВНИМАНИЕ! Запрещается использовать сгенерированные Системой экспертиз акты в качестве окончательных документов. Сгенерированные на основе заполненных электронных форм файлы актов в формате DOC необходимо сохранить на компьютер и отредактировать в части указания адекватных данных во всех разделах и элементах.
4. Приемка выполненных работ/этапов работ
Приглашение исполнителей работ по проекту на заседание комиссии Минобрнауки России осуществляет заблаговременно секретарь комиссии по доступным адресам электронной почты с указанием места и времени проведения комиссии.
Исполнитель должен подготовить и представить на заседании комиссии презентацию результатов выполненных работ с элементами инфографики в бумажном и/или электронном виде по согласованию с секретарем комиссии.
5. Уменьшение/замена обеспечения исполнения государственного контракта
В соответствии с частью 7 статьи 96 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ в ходе исполнения контракта поставщик (подрядчик, исполнитель) вправе предоставить Заказчику обеспечение исполнения контракта, уменьшенное на размер выполненных обязательств, предусмотренных контрактом, взамен ранее предоставленного обеспечения исполнения контракта. При этом может быть изменен способ обеспечения исполнения контракта. В этом случае исполнитель должен направить Заказчику письмо с соответствующей просьбой, приложив копии подписанных актов сдачи-приемки исполненных обязательств по завершившимся этапам.
В случае оформления новой банковской гарантии ее текст предварительно должен быть согласован с Дирекцией.
Порядок согласования и представления Минобрнауки России отчетной документации
1. Подготовка, согласование и представление Минобрнауки России разработанной отчетной документации осуществляются в соответствии с положениями соглашения о предоставлении гранта в форме субсидии и «Порядка оценки исполнения обязательств по соглашениям о предоставлении из федерального бюджета гранта в форме субсидии, заключенным в рамках федеральной целевой программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014-2020 годы» (далее – Порядок, Соглашение, Программа).
Подготовка отчетности о достижении значений показателей результата(ов) использования гранта, а также документации, подтверждающей эти значения, осуществляется в соответствии с требованиями «Методических указаний по оформлению отчетной документации и документации процедуры оценки исполнения обязательств по соглашениям о предоставлении из федерального бюджета гранта в форме субсидии, заключенным в рамках федеральной целевой программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014-2020 годы».
Предварительное согласование и экспертиза отчетной документации осуществляются в Системе экспертиз. Для успешного выполнения этого этапа в Системе экспертиз должен быть размещен полный комплект документов, предусмотренных Порядком.
Ознакомиться с деталями работы в Системе экспертиз можно, воспользовавшись кнопкой «справка», расположенной в верхней правой части любого окна системы.
2. Формирование и представление отчетной документации осуществляется Получателем в Системе экспертиз путем размещения «pdf»-копий подписанных и заверенных печатью отчетных документов или в форме документов, подписанных электронной подписью.
Научно-техническая документация, подтверждающая выполнение Плана-графика исполнения обязательств и требований Технического задания Получателями, размещается в виде «pdf»-копий подписанных и заверенных печатью отчетных документов или в форме документов, подписанных электронной подписью.
Заключение организации-монитора может быть дано либо на 1-ю версию без замечаний, либо на 2-ю с замечаниями/без замечаний. При размещении 2-ой версии отчетной документации необходимо дождаться появления заключения организации-монитора на 2-ю версию, так как наличие такого заключения является обязательным условием для приемки выполненных работ. В случае, если дано заключение организации Монитора на 2-ю версию с замечаниями, то под предыдущей версией отчетной документации следует понимать 2-ю версию, на которую дано заключение с замечаниями. Справка об устранении замечаний должна содержать либо факт согласия с замечанием и описание способа его устранения, либо факт несогласия с замечанием и аргументированное обоснование этого несогласия.
3. Состав отчетной документации
В общем виде состав отчетной документации включает следующие документы:
- отчет о ПНИЭР (ПНИ, научных исследованиях и т.д.) – оформляется в соответствии с ГОСТ 7.32-2017 (для подготовки и оформления промежуточных и заключительных отчетов разработаны рекомендации по оформлению отчетов по Соглашениям);
- разработанная в соответствии с требованиями технического задания и плана-графика техническая и отчетная (отчет о патентных исследованиях, аннотированный отчет, отчет о составной части ПНИ/ПНИЭР и т.д.) документация;
- письмо-представление отчетной документации – адресуется представителю Минобрнауки России, уполномоченному подписывать акты о выполнении условий предоставления гранта в форме субсидии;
- резюме проекта;
- аналитическая справка с приложениями;
- отчет о расходах, источником финансового обеспечения которых является грант;
- отчет о достижении значений показателей результата(ов) использования гранта;
- ведомость соответствия результатов выполнения проекта техническому заданию на выполнение работ – документ готовится только на заключительном этапе;
- акт оценки исполнения обязательств (акт комиссии);
- акт о выполнении условий предоставления гранта в форме субсидии (финансовый акт);
- прочие материалы – копии документов, подтверждающих достигнутые значения индикаторов и показателей, копия доверенности (заверенная организацией-Получателем), копии регистрационных карт НИОКТР, ИКРБС, ИКР, ИКСПО, ИКД и т.д.
ВНИМАНИЕ! Запрещается использовать сгенерированные Системой экспертиз акты в качестве окончательных документов. Сгенерированные на основе заполненных электронных форм файлы актов в формате DOC необходимо сохранить на компьютер и отредактировать в соответствии с формами Порядка и в части указания корректных данных во всех разделах и элементах.
4. Оценка исполнения обязательств по проекту /по этапу проекта
Приглашение исполнителей работ по проекту на заседание комиссии Минобрнауки России осуществляет заблаговременно секретарь комиссии по доступным адресам электронной почты с указанием места и времени проведения комиссии.
Исполнитель должен подготовить и представить на заседании комиссии презентацию результатов выполненных работ по стандартной утвержденной форме в электронном или бумажном виде по согласованию с секретарем комиссии.
5. Представление отчетности в государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет» (далее – ГИИС «Электронный бюджет»)
Подготовка, согласование и представление отчетности в ГИИС «Электронный бюджет» осуществляются в соответствии с положениями соглашения о предоставлении гранта в форме субсидии и «Порядка оценки исполнения обязательств по соглашениям о предоставлении из федерального бюджета гранта в форме субсидии, заключенным в рамках федеральной целевой программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014-2020 годы»
В ГИИС «Электронный бюджет» размещаются следующие отчетные формы:
- отчет о расходах, источником финансового обеспечения которых является грант (отчет в формате PDF, содержащий подписи и печать Получателя, сформированный в SSTP.RU по форме приложения № 4 к Соглашению за отчетный год);
- отчет о достижении значений показателей результата(ов) использования гранта (отчет в формате PDF, содержащий подпись и печать Получателя, сформированный в SSTP.RU по форме 6 за отчетный год);
- акт о выполнении условий предоставления гранта в форме субсидии (в формате PDF, содержащий подписи обеих сторон Соглашения).
Обращаем Ваше внимание на сроки размещения указанных отчетов в ГИИС «Электронный бюджет»: в течение 2 рабочих дней с даты подписания Акта о выполнении условий предоставления гранта.
6. Изменение отдельных положений Соглашения о предоставлении гранта в форме субсидии
Изменение отдельных положений Соглашения (изменение индикаторов, изменение состава и порядка выполнения работ) осуществляется только при наличии письменного решения Минобрнауки России и заключенного на его основании дополнительного соглашения.
Для инициирования изменений необходимо направить на имя уполномоченного представителя Минобрнауки России (подписавшего Соглашение) письмо на фирменном бланке организации с изложением и подробным обоснованием этих изменений с приложением в виде соответствующей части Соглашения в новой редакции.
Изменение/уточнение платежных реквизитов и сведений о представителях необходимо производить путем представления в Дирекцию типовых писем с обновленной информацией в виде печатного оригинала и скана, отправленного на эл. почту сотруднику Отдела сопровождения проектов.
В случае изменения названия организации, реорганизации, изменения КПП необходимо предоставить в Дирекцию копии документов, сопровождающих данные изменения:
- устав;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- лист записи в ЕГРЮЛ о внесении изменений;
- лист записи о снятии с налогового учета;
- лист записи о прекращении деятельности юр. лица;
- лист записи о регистрации юр. лица;
- приказ головной организации/ведомства.
Копии предоставляются в эл. виде (цветные сканы в виде файлов формата PDF) на эл. почту сотруднику Отдела сопровождения проектов для подготовки дополнительного соглашения. После получения от сотрудника отдела согласованного варианта дополнительного соглашения, организация подписывает его со своей стороны в указанном количестве экземпляров и передает в Дирекцию вместе с заверенными организацией-исполнителем копиями необходимых документов.
В случае смены руководителя организации необходимо предоставить копии документов:
- приказ головной организации/ведомства;
- решение собственника;
- выписка из ЕГРЮЛ.